En Noesis creemos que la tecnología está aquí para hacernos la vida más fácil, pero somos conscientes de que la velocidad de desarrollo y los constantes cambios, tanto del hardware como del software, puede resultar una barrera de entrada para las personas que no se dediquen a este campo. Por este motivo, nuestra misión es la de ayudar a Autónomos y pequeñas empresas a digitalizar la información y los procesos relacionados con esta. Nuestros principales servicios son:

1. ERP: Aplicaciones para la Planificación de Recursos Empresariales, adaptados a las necesidades de nuestros clientes.
2. Desarrollo de aplicaciones empresariales, que complementan funcionalidades no soportadas en el ERP (por ejemplo CRM, PM…)
3. Gestión Documental y Digitalización de Información: Aunque las ventajas de abandonar el uso del papel en las empresas son bien conocidas, aún existen un gran numero de empresas y profesionales que no han dado el paso. Desde Noesis acompañamos a nuestros clientes en este proceso.
4. e-Learning: Desarrollamos y gestionamos cursos y plataformas de formación on-line, de manera que el conocimiento sea distribuido fácilmente entre todas las partes de una organización.

Efectivamente, las grandes empresas tienen muy claro que han de utilizar herramientas de gestión documental para manejar grandes cantidades de información. Pero también creo que las pequeñas empresas y autónomos, se están dando cuenta de las ventajas que esto reporta:

• Seguridad: Cuando la información está en papel, siempre es susceptible de sufrir percances (incendios, inundaciones, deterioro por el paso del tiempo…). Los sistemas digitales, se configuran para que realicen copias de seguridad periódicas en otras maquinas situadas en diferentes ubicaciones. Esto se puede hacer apoyándonos en las estructura de “nubes” que los grandes servicios de internet nos ofrecen, o mediante equipamiento propio del cliente.
• Fácil Recuperación de Datos: Ante cualquier imprevisto (por ejemplo, nuestro ordenador deja de funcionar), la información es fácilmente recuperable a su estado anterior.
• Protección: Una vez que la información es introducida en un Gestor Documental, pasa a administrarse bajo una política de permisos, que se configuran según las necesidades del cliente, de manera que puede ser fácilmente consultada por el personal que tenga permisos para ello, pero desaparece del alcance de aquellas personas que no sea necesario que la consulten.
• Facilidad de Búsqueda: Los documentos se almacena adjuntado a los mismos unos metadatos, que no dejan de ser una serie de “etiquetas” que ayudan a presentar rápidamente los resultados de las búsquedas.
• Accesibilidad: Estamos rodeados de diferentes tipos de dispositivos que nos facilitan la consulta de la información sin necesidad de estar en la misma ubicación que los documentos o en el puesto de trabajo.
• Estudio de los datos: Una vez que la información está digitalizada, se puede agrupar, cuantificar, clasificar… Por ejemplo, si tenemos todos los contratos con los clientes en papel ¿como podemos saber cuantos tenemos en un ciudad? o ¿Cuantos son hombres y cuantos mujeres? o ¿En que fechas se realizaron los contratos aguadas por año y mes? Este tipo de cuestiones, y otras muchas, se pueden mostrar en indicadores y gráficas que se irán actualizando en tiempo real con la entrada de más datos al sistema.
• Ahorro de costes: Es mas barato el almacenamiento de grandes cantidades de información en digital, por que a los costes de materiales consumibles (papel, toner, impresoras…) a veces, hay que sumar costes de almacenamiento debido al espacio que estos documentos ocupan.

Otro de los problemas a los que se enfrentan las pymes es la gran cantidad de datos que tienen que almacenar. ¿Cual es la mejor solución en estos momentos en lo que a soluciones de almacenamiento se refiere?

Los dispositivos (móviles, tabletas, ordenadores) que utilizamos en nuestro día a día están tendiendo a disminuir su capacidad de almacenaje. Ya no es necesario que un equipo tenga Gigas y Gigas de almacenamiento, esto es debido a que de un tiempo a esta parte, nos están “vendiendo” las nubes de almacenamiento, de manera que son los propios dispositivos, los que vienen pre-configurados para enviar a servidores dispersos, nuestros datos.

A pesar de las grandes ventajas que esto tiene (Seguridad, Facilidad de Búsquedas, Accesibilidad, Recuperación de datos..) Hay quien se pregunta ¿donde están mis datos? ¿se estará haciendo algo con ellos?…

Existen en el mercado los servidores NAS  (Network Attached Storage) es decir un Sistema de Almacenamiento conectado en Red, que a nosotros nos gusta llamar “tu propia nube”. Estos equipos, muy asequibles en precio y con un gran potencial de almacenamiento permiten disfrutar de las ventajas de los «servicios cloud” sin ceder la información a un tercer . 

Partiendo de que ambas opciones son recomendables frente a almacenar la información en papel. Elegir entre una y otra es una cuestión de valorar pros y contras.

Personalmente he optado por los servidores NAS, el desarrollo de este tipo de tecnología ha alcanzado unos niveles muy altos a unos precios muy competitivos. Y permiten tener las ventajas del uso en la “nube” pero con los datos almacenados bajo mi control.

Aquellos tiempos en los que para tener tu propio servidor era necesario disponer de una ubicación, un armario e incluso ciertas condiciones ambientales (aire acondicionado…) han pasado a ser historia. Los servidores NAS son equipos de sobre-mesa de pequeño tamaño, que consumen poca energía eléctrica y que apenas emiten ruido. Tienen un sistema operativo (normalmente basado en Linux) que te permite instalar tus propias soluciones o utilizar las que vienen con el sistema, sin costes recurrentes de licencias.

Además disponen de aplicaciones móviles para instalar en tus dispositivos (Android y iOS) de manera fácil y gratuita, que potencian aún más la movilidad y accesibilidad desde cualquier sitio.

Los principales fabricantes de servidores NAS han incluido en sus sistema operativo aplicaciones propias y de terceros para:

• Gestionar tus fotos.
• Gestionar tus videos.
• Centro multimedia para tu empresa o para tu hogar.
• Crear copias automáticas del fotos y videos de tus móviles y tabletas (evitando perdidas innecesarias).
• Alojar y crear tu pagina web
• Gestionar tu correo corporativo
• Automatizar tareas diarias

• Conectar cámaras IP de video-vigilancia y gestionar el almacenamiento de las grabaciones.
• IoT (internet de las cosas)

También son capaces de virtualizar maquinas y contenedores para separar servicios, etcétera.

La virtualización está siendo tomada cada vez más en consideración por los fabricantes de almacenamiento. ¿En qué consiste la virtualización? ¿Qué beneficios aportan las soluciones de virtualización?

La utilización de un software de virtualización permite crear versiones (de equipos, programas o servicios) que se instalan en un equipo físico, de manera que conseguimos aprovechar los recursos del mismo de una manera más eficiente. Normalmente se habla de Maquinas Virtuales instaladas en un servidor, que hace que los recursos del servidor (Procesador, Memoria, Discos Duros…) se distribuyan entre las maquinas virtuales. También existen soluciones que permiten virtualizar servicios o programas, de manera que además de aprovechar los recursos de hardware, también lo hagamos con los recursos del sistema operativo.

Cada ves son más los servidores NAS que nos permiten virtualizar maquinas o servicios. De manera, que en un mismo NAS podamos tener por ejemplo:

1. El sistema operativo del NAS con sus aplicaciones instaladas.
2. Una maquina virtual para alojar nuestro gestor documental.
3. Una maquina virtual con un ERP a medida que gestione todos los recursos de la empresa.
4. Una maquina virtual con Moodle para gestionar y distribuir cursos de e-learning a nuestros trabajadores, colaboradores o clientes.

Todas las partes serán independientes, pudiendo configurar flujos de información entre ellas, y todas estarán alojadas en un equipo de sobremesa en nuestras dependencias. Si se configura una copia de seguridad de la información, podremos optar por replicar toda la información en otro NAS o podremos configurar las copias de una maquina virtual en la nube y de los datos de las otras dos en discos duros externos. Las posibilidades son infinitas.

La principal razón que daría es la del conocimiento inmediato de la situación. Cuando se utiliza un ERP para gestionar un negocio o empresa, la información que se va introduciendo día a día, nos aporta una instantánea de la situación empresarial desde diferentes prismas:

• Ventas
  • Presupuestos
  • Pedidos
  • Albaranes
  • Facturas
  • Cobros
  • Remesas de Cobros
• Compras
  • Pedidos
  • Albaranes
  • Facturas
  • Pagos
  • Remesas de Pagos
• Almacenes
  • Traspasos
  • Movimientos
  • Inventario valorado
• Artículos
• Tarifas de venta
• Clientes
• Proveedores

En estos apartados se gestionan los datos para que automáticamente se puedan trabajar con:

• Asientos
• Tesorería
  • Cobros
  • Remesas de Cobros
  • Pagos
  • Remesas de pagos
• Tributos
  • Facturas emitidas
  • Facturas recibidas
  • Modelos
• Inmovilizado
• Informes
  • Balance de sumas y saldos
  • Otros informes
• Procesos anuales
  • Variación de existencias
  • Regularización
  • Cierre y apertura
• Bancos

A día de hoy, todavía nos encontramos con clientes que gestionan parte de estos epígrafes con hojas excel, y que tras horas de trabajo siguen sin saber muy bien que va a pasar al final del trimestre o del ejercicio. Con un ERP solo tendrán que introducir los datos y el programa te mostrará la situación actual.

Las claves para el éxito en la implementación de un ERP son:

1. Adaptado al cliente. Un ERP tienen que modelarse al cliente y no al contrario. No todas estas opciones son necesarias para todos los clientes. Incluso habrá clientes que necesiten alguna aplicación a medida que complete el registro de las actividades que realice.
2. Facilidad de uso: De nada sirve tener una aplicación muy potente, si luego es difícil de utilizar. La usabilidad ha de se una prioridad.
3. Actualizado: cada vez que cambien los procesos internos o las normas que rigen la parte legal y tributaria, el ERP se tienen que revisar para aprovechar su máximo potencial.
4. Potencial de crecimiento: el ERP es el primer paso, una vez implementado, son los propios clientes los que solicitan que se vayan generando módulos que se adapten a otras necesidades, de manera que se va creando un ecosistema de aplicaciones con un único objetivo: la digitalización de los procesos de información.